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Como organizar a minha empresa

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Papéis que somem, planilha que ninguém sabe pra que serve, o estoque é sempre um problema e algumas pastas estão guardadas há tanto tempo que… melhor deixar pra lá. Se você reconhece algum desses itens como parte do cotidiano da sua empresa, está na hora de abrir os armários e ligar os computadores para organizar a casa. Organizar sua empresa é essencial para uma administração eficiente.

 

Não é nada fácil arregaçar as mangas e quando você já possui uma estrutura de funcionamento onde todos os envolvidos estão acostumados; mas começar um trabalho de implementação de procedimentos que garantirão o bom funcionamento do seu negócio é vital para quem já empreende ou quem deseja empreender. Se ficar na dúvida de como colocar essa ideia em prática, confira abaixo algumas dicas para organização de empresas:

 

  1. Prepare as planilhas

Para catalogar todo o processo que virá a seguir, você pode começar criando planilhas com base nas necessidades e em como funciona o seu negócio. Utilize programas como o Excel, ou ferramentas de nuvens como as do Google Drive e OneDrive. Aproveite e faça uma reunião com a sua equipe para conversar sobre ideias, sugestões e metodologias que eles estão utilizando com certos clientes e viram que podem funcionar.

 

Você pode criar planilhas para entrada e saída de estoque, fluxo de caixa, controle de projetos, cronograma de ações, cadastros de clientes, controle de arquivo físico… É importante que em todas elas exista uma data de atualização, para não perder o controle.

 

  1. Ajeite os armários e estoques

Nessa fase, prepare as lixeiras! Acredite, ou não, você está acumulando itens desnecessários e desperdiçando espaço.

 

Quando for verificar seus armários, utilize o senso crítico e se pergunte se precisa mesmo guardar aquele documento. Caso a resposta seja sim, será que não pode guardar uma cópia digitalizada? Assim, ele irá permanecer acessível e você não precisará acumular as folhas.

 

Os documentos que precisam ser, necessariamente, guardados de forma física, terão que estar em um sistema organizado de forma funcional que pode ser gerenciado através da planilha de controle de arquivo físico. Uma sugestão é comprar pastas de cores diferentes para assuntos diferentes e ajustar sua planilha de acordo com esses tons.

 

Se o seu estoque é um mistério no final de cada mês, aproveite a oportunidade e divida-o em setores, por tipo de produto, como num supermercado. Organize os itens de mesma categoria dentro de caixas ou marque com fita adesiva colorida o suporte onde eles devem ficar. Nesse momento, aproveite e utilize a planilha de estoque para anotar quantidades, marca, data de fabricação e prazo de validade dos itens organizados.

 

Para finalizar essa etapa, tente perceber se há algum equipamento sem muito uso. Você pode até conseguir dinheiro vendendo computadores, laptops e impressoras em sites de classificados e brechós online como OLX e Enjoei.

 

  1. Organize o sistema digital

Um sistema digital não pode ser uma coletânea de arquivos misteriosos. Você precisa encontrar tudo o que precisa em poucos cliques, dessa forma, poderá ser mais ágil nas respostas aos clientes.

 

Caso não tenha como criar um sistema único que todos os computadores de funcionários tenham acesso; utilize um sistema em nuvem que é mais barato. Nele, o compartilhamento de arquivos e pastas permite que outras pessoas tenham acesso ao material.

 

Se sua empresas possui vários setores, vale criar uma pasta para cada um deles. Dentro destas, crie pastas com o nome dos projetos e nomeie cada arquivo com o seu respectivo processo. Caso haja muitas versões dos arquivos, crie o hábito de datas o nome do arquivo, para ter certeza de qual versão você está lidando, como: briefing-01-01-2016.doc.

 

  1. Política de boas maneiras

Incentive seus funcionários a se familiarizarem com todos os processos. Quando eles fazem parte podem sugerir edições produtivas que otimizarão a sua organização. Dessa forma, também se acostumam a pensar nos projetos utilizando essa nova lógica das planilhas de controle de projetos, cronograma de ações e cadastros de clientes.

 

Além disso, reforce a importância de manter todos os dados atualizados e peça que eles mantenham o espaço de trabalho organizado. Por quê? Quando a sala está arrumada, há uma tendência no local de trabalho de cumprir os padrões de organização.

 

  1. Agende-se

Por fim, agende todos os seus afazeres. Pode ser no Outlook ou na ferramenta Calendário Empresarial, mas é essencial criar alarmes para avisar que acontecimentos importantes estão se aproximando e estipular prazos para ações. Por exemplo, quando é a data de fazer uma visita presencial a um cliente? É só colocar um aviso no seu programa e não precisa guardar mais essa informação na sua cabeça.

 

Lembre-se que organizar a sua empresa é um componente importante para alcançar o sucesso do seu negócio, e também um ponto que merece especial atenção de quem está dando início a sua própria empresa. Por isso, mãos à obra.

 

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